TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HÓA CHẤT DẦU KHÍ - CTCP

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN BÓN VÀ HÓA CHẤT DẦU KHÍ TÂY NAM BỘ

Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp trả lương 3P tại PSW

07-11-2019 16:02

Trải qua chặng đường hơn 11 năm xây dựng và phát triển, PSW đã đặt nền móng và phát triển thương hiệu phân bón Phú Mỹ trở thành thương hiệu dẫn đầu tại khu vực Tây Nam Bộ, góp phần quan trọng vào thành công chung của Tổng công ty. Để làm nên những thành tựu đáng tự hào đó, bên cạnh sự ủng hộ từ Công ty mẹ - Tổng công ty, còn là sự đóng quan trọng, tiên quyết của đội ngũ cán bộ nhân viên PSW qua các thời kỳ.   

Xuất phát từ vai trò vô cùng quan trọng và có tính quyết định của nguồn nhân lực đối với sự thành công của doanh nghiệp. Trải qua nhiều giai đoạn, thời kỳ, PSW liên tục cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực phù hợp với đặc thù khu vực và theo xu hướng phát triển của thế giới nhằm xây dựng được nguồn nhân lực chất lượng cao, chuyên nghiệp đáp ứng tốt các yêu cầu, nhiệm vụ hiện tại và thích ứng hiệu quả với sự thay đổi trong quá trình phát triển của PSW. Một hệ thống quản trị dựa trên phương pháp định lượng và đo lường được sẽ tạo nên một môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng và đó sẽ là tiền đề vững chắc cho việc phát triển chất lượng nguồn nhân lực thông qua các kiến thức chuyên môn (Know how), khả năng giải quyết vấn đề (Problem solving), và trách nhiệm (Acountability). Chính các phương pháp đo lường giúp Công ty kết nối các hoạt động hàng ngày với các mục tiêu mang tính chiến lược của tổ chức. Vì thế việc áp dụng và triển khai hiệu quả các thước đo mục tiêu trọng yếu (Key Performance Indicators – KPIs) làm cơ sở cho việc thực hiện phương pháp trả lương 3P sẽ tạo ra sự khác biệt sâu sắc cho doanh nghiệp.

Vậy KPIs là gì? các đặc điểm của KPIs? và phương pháp trả lương 3P là gì?

KPIs là gì? KPIs là hệ thống đo lường & đánh giá hiệu quả công việc bằng cách thiết lập một Hệ thống các thước đo mục tiêu trọng yếu, bao gồm 4 loại chỉ số: KRI (Chỉ số kết quả trọng yếu - cho bạn biết bạn đã làm như thế nào trong một bối cảnh cụ thể), RI (Chỉ số kết quả - cho bạn biết những gì bạn đã làm), PI (Chỉ số hiệu suất - cho bạn biết phải làm gì) và KPI (Chỉ số hiệu suất trọng yếu - cho bạn biết phải làm gì để tăng hiệu suất). Các chỉ số trên không đo lường một cách ngẫu nhiên mà hướng theo Chiến lược của Công ty và hệ thống chỉ số này được thiết kế phân bổ từ cấp Công ty đến cấp Phòng/Tổ/Nhóm và cá nhân, thể hiện được kết quả hoạt động của tất cả các cấp độ trong tổ chức.

Bảy đặc điểm của KPIs:

Từ việc phân tích kỹ lưỡng và từ những cuộc thảo luận với hơn 3.000 người tham dự các hội thảo KPI, ở hầu hết mọi loại tổ chức thuộc cả khu vực tư lẫn công, David Parmenter (diễn giả, tác giả sách Key Performance Indicator – KPI) đã xác định được 7 đặc điểm của KPIs. KPIs:

1. Là thước đo phi tài chính

Khi bạn đặt 1 biểu tượng đô la lên một thước đo, bạn đã biến nó thành một thước đo kết quả (ví dụ, doanh số hằng ngày là một kết quả của các hoạt động đã diễn ra nhằm tạo ra doanh số bán hàng). So với thước đo kết quả, KPI nằm ở một tầng “sâu hơn” rất nhiều! Nó có thể là số lượng những cuộc gặp gỡ các khách hàng trọng điểm – những người tạo ra phần lớn lợi nhuận kinh doanh cho tổ chức. Vì vậy, việc cho rằng KPI có thể là các thước đo tài chính lẫn phi tài chính là một suy nghĩ rất sai lầm trong công tác đo lường hiệu suất. David Parmenter khẳng định rằng tất cả các KPI đều “phi tài chính” (nonfinancial).

2. Được đo lường thường xuyên

KPI nên được giám sát 24/7, hàng ngày, hoặc có lẽ hàng tuần đối với một số thước đo. Thật sai lầm khi cho rằng việc giám sát các thước đo mục tiêu hàng tháng sẽ giúp cải thiện hiệu suất. Một thước đo hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm không thể là một KPI, vì nó không thể đóng vai trò then chốt với doanh nghiệp nếu bạn chỉ giám sát tốt nó sau khi vấn đề đã xảy ra.

3. Được hành động bới CEO và đội ngũ quản lý cấp cao

Tất cả các KPI đều tạo ra một sự khác biệt; chúng có được sự chú ý không ngừng từ CEO, với các cuộc gọi hàng ngày đến những nhân viên có liên quan. Việc bị CEO phê bình trong công việc là điều mà không một nhân viên nào muốn lặp lại, và các quy trình cải tiến và nâng cao hiệu quả được tiến hành để ngăn chặn sự tái diễn.

4. Rõ ràng

Một KPI nên thể hiện rõ điều mọi người cần phải thực hiện là gì. KPI “các chuyến bay trễ” của British Airways đã ngay lập tức truyền đạt đến mọi người thông điệp rằng họ phải tập trung toàn tâm toàn lực cho việc phục hồi khoảng thời gian bị mất. Toàn bộ đội ngũ nhân viên vệ sinh, tiếp thực, bốc đỡ hành lý, tiếp viên, và tiếp tân phải có những hành động phi thường để tiết kiệm được thời gian từng phút một, trong khi vẫn duy trì và cải thiện được tiêu chuẩn phục vụ.

5. Được đo lường gắn chặt trách nhiệm với phòng/tổ/nhóm

Một KPI phải nằm đủ sâu trong tổ chức để có thể được ràng buộc với một nhóm. Nói cách khác, với một KPI cụ thể, vị CEO có thể gọi một trưởng nhóm nào đó lên và hỏi “Vì sao?”. Theo đó, hệ số thu nhập trên vốn sử dụng (return on capital employed) chưa bao giờ là một KPI, vì nó không gắn riêng với một nhà quản lý cụ thể, mà là một kết quả của rất nhiều hoạt động được thực hiện, dưới sự kiểm soát của nhiều nhà quản lý khác nhau.

6. Có tác động quan trọng

Một KPI sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một nhân tố thành công quan trọng và ít nhất một khía cạnh của thẻ điểm cân bằng. Nói cách khác, khi CEO, cấp quản lý, và nhân viên tập trung vào KPI, tổ chức sẽ hoàn thành được nhiều mục tiêu ở mọi phương diện.

7. Khuyến khích hành động thích hợp

 

Trước khi trở thành một KPI, một thước đo mục tiêu cần được kiểm tra để đảm bảo rằng nó sẽ tạo ra một kết quả về hành vi như mong muốn (ví dụ, giúp nhóm kết nối chặt chẽ hành vi nhóm với lợi ích của tổ chức). Có rất nhiều ví dụ mà ở đó các thước đo mục tiêu trọng yếu đã gây ra các hành vi lệch lạc hay tiêu cực.

Trích sách KPI – Thước đo mục tiêu trọng yếu - Tác giả David Parmenter

Phương pháp trả lương 3P là gì?

Trả lương 3P là phương pháp đưa ra cách tiếp cận chi trả thu nhập cho người lao động theo ba yếu tố cơ bản: Position – Vị trí công việc (P1); Person – Năng lực cá nhân (P2); và Performance – Kết quả công việc (P3). Khi áp dụng phương pháp này, người lao động sẽ được trả lương phù hợp với tầm ảnh hưởng của vị trí đối với Công ty; Công ty có thể thu hút và giữ chân nhân viên giỏi, khuyến khích nâng cao hiệu quả công việc bằng việc trả lương tương xứng với năng lực, đóng góp của nhân viên vào kết quả chung.

Đối với P1 đòi hỏi chúng ta phải xây dựng tiêu chuẩn của từng vị trí và đánh giá vị trí công việc theo phương pháp HAY để trả lương theo giá trị của vị trí nhằm đảm bảo việc trả lương công bằng, không phụ thuộc vào yếu tố “cảm tính” trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng, sử dụng cán bộ nhân viên giúp mỗi doanh nghiệp chủ động trong việc trả lương.

Đối với P2 chúng ta thực hiện xây dựng bộ từ điển năng lực, tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí (năng lực chuẩn hay gọi là năng lực mong đợi) và đánh giá năng lực thực tế của mỗi nhân viên để so sánh với năng lực chuẩn xem nhân viên đạt bao nhiêu %, làm cơ sở để trả lương theo năng lực. 

Và cuối cùng là P3 chúng ta cần xây dựng thước đo mục tiêu trọng yếu (KPIs) theo mô hình thẻ điểm cân bằng - BSC và nguyên tắc SMART cho từng phân tầng chức năng và vị trí, đánh giá hiệu quả trên cơ sở việc thực hiện KPIs nhằm liên kết chính sách như trả lương, tăng lương, khen thưởng, bổ nhiệm, … đảm bảo nguyên tắc công bằng.

Quá trình triển khai xây dựng hệ thống KPI của PSW

Được sự chấp thuận của Giám đốc Công ty Đề án xây dựng Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp trả lương 3P tại PSW được khởi động vào ngày 11/8/2017 theo Quyết định số 241/QĐ-TNB về việc thành lập "Tổ xây dựng Quy chế trả lương, trả thưởng mới".

Sau hơn 1 năm triển khai xây dựng và đào tạo, đề án được đưa vào vận hành ngày 01/10/2018 theo các văn bản phê duyệt: (1) Quyết định số 12/QĐ-TNB ngày 01/10/2018 của Hội đồng quản trị Công ty về việc ban hành Quy chế trả lương, trả thưởng và phân phối quỹ phúc lợi của PSW; (2) Quyết định số 306C/QĐ-TNB ngày 01/10/2018 của Giám đốc Công ty về việc ban hành Quy định xây dựng và đánh giá KPI của PSW. 

Quá trình thực hiện Đề án xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp trả lương 3P tại PSW đã diễn ra đúng tiến độ và nhận được sự cam kết và chỉ đạo của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, tinh thần làm việc khẩn trương, nghiêm túc của Tổ xây dựng đề án, cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đề án đã đạt được những kết quả ban đầu khả quan và tích cực trong việc ban hành và áp dụng bộ chỉ tiêu đo lường KPI cấp Công ty/Phòng/Cá nhân, bản đồ chiến lược và các yếu tố thành công then chốt.

Tuy nhiên quá trình triển khai Đề án cũng gặp không ít khó khăn. Do hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp trả lương 3P có rất nhiều khái niệm mới, phương pháp và cách thức tiếp cận mới. Nhằm duy trì có hiệu quả Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp trả lương 3P tại PSW, trong thời gian tới chúng ta cần nỗ lực tập trung thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

1. Tiếp tục cập nhật, cải tiến, đào tạo, giám sát đánh giá KPI trong toàn Công ty:

(i) Đối với từng nhân viên cần rà soát và có ý kiến đối với chỉ tiêu KPI được giao cho từng vị trí công việc;

(ii) Đối với cán bộ quản lý trực tiếp cần xây dựng, rà soát KPI của cán bộ nhân viên do mình quản lý; thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện bộ chỉ tiêu được giao.

(iii) Cán bộ quản lý cấp cao cần đảm bảo sự kết nối chặt chẽ trong việc xây dựng, rà soát bộ chỉ tiêu KPI của Công ty, Phòng và cá nhân; thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện bộ chỉ tiêu do mình quản lý.  

2. Hoàn thiện khung pháp lý về thưởng (nhằm tạo cơ chế để động viên, khen thưởng những cá nhân có đóng góp tốt cho Công ty), phạt (kể cả hình thức chấm dứt hợp đồng lao động) dựa trên kết quả đánh giá KPI.

3. Cán bộ quản lý các cấp, đặc biệt là cán bộ quản lý trực tiếp cần nắm rõ phương pháp và các đặc điểm của KPIs, 3P để triển khai áp dụng nhằm đem lại hiệu quả tối ưu.

4. Các cấp quản lý áp dụng nghiêm, triệt để việc đánh giá KPI và các cơ chế thưởng, phạt theo quy định Công ty đã ban hành:

(i) Hoàn thiện bộ chỉ tiêu KPIs cho từng vị trí chức danh công việc đảm bảo khoa học, chính xác và công bằng.

(ii) Thực hiện việc giám sát 24/7, hàng ngày, hoặc có lẽ hàng tuần đối với một số thước đo, chứ không thể là hàng tháng/quý/năm.

(iii) Đánh giá kết quả thực hiện ông việc một cách công tâm, minh bạch, công bằng. Không để tình cảm chi phối trong việc đánh giá nhân viên.

5. Trong quá trình giao và đánh giá KPI các cấp quản lý cần quan tâm đến các yếu tố:

(i) Kết quả thực hiện công việc; và

(ii) Cách thức, quá trình, sự nỗ lực của cá nhân để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao; và

(iii) Các bằng chứng cho những nỗ lực/kết quả đó.

Với cam kết của Ban lãnh đạo Công ty, sự nỗ lực của Tổ xây dựng đề án và đóng góp quan trọng quyết định của cán bộ quản lý các cấp cũng như cán bộ nhân viên trong toàn Công ty, việc áp dụng và triển khai hiệu quả các thước đo mục tiêu trọng yếu (Key Performance Indicators – KPIs) làm cơ sở cho việc thực hiện phương pháp trả lương 3P sẽ là tiền đề vững chắc cho PSW phát triển bền vững - hiệu quả.

 

Nhóm tiền lương PSW

Công ty cổ phần Phân bón và Hóa chất Dầu khí Tây Nam Bộ

151/18 Trần Hoàng Na, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ. Điện thoại: +84 292 3765079 - +84 292 3765080 - Fax: +84 292 3765078

Giấy chứng nhận giấy phép kinh doanh số 1800722461 cấp ngày 25/01/2016 tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ

Chịu trách nhiệm chính: Ông Lê Thanh Tùng; Email: psw@pvfcco.com.vn

Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp số 02/GP-TTĐT ngày 22 tháng 07 năm 2016